Politique de confidentialité
Quelles données Équip'AI traite, pourquoi, combien de temps, avec qui, et comment exercer vos droits.
1. Qui est responsable de vos données
Le responsable du traitement est 2ème Regard, SARL à associé unique au capital de 1 000,00 €, RCS Caen 103 712 758, dont le siège est au 7 chemin de la Patte d'Oie, 14111 Louvigny. Contact : contact@equipai.fr.
Deux situations sont à distinguer :
- Vos données de compte et d'utilisation (identité, connexion, journaux, facturation) : 2ème Regard en est responsable.
- Les données que votre organisation saisit dans Équip'AI au sujet d'autres personnes (contacts de votre carnet, clients d'un chantier, contenus de vos notes, documents et messages) : votre organisation en est responsable, et 2ème Regard les traite pour son compte, comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance encadre ce rôle. [À VÉRIFIER : accord de sous-traitance (DPA) à formaliser et à proposer aux clients]
2ème Regard n'a pas désigné de délégué à la protection des données. [À VÉRIFIER : confirmer que la désignation d'un DPO n'est pas obligatoire]
2. Les données que nous traitons
La liste ci-dessous correspond à ce que l'application enregistre réellement.
Compte et organisation
- Compte : prénom, nom, adresse e-mail, téléphone, fonction, pseudo, photo de profil, rôle, mot de passe (stocké uniquement sous forme chiffrée irréversible, bcrypt), couleur d'interface, date de création, date de dernière connexion et dernière adresse IP de connexion, date d'acceptation des CGU.
- Organisation : raison sociale, SIRET, numéro de TVA, adresse, téléphone, e-mail, site web, logo ; pour les devis et factures du module Chantier : forme juridique, capital, RCS, code APE, assurance, médiateur, IBAN et BIC.
- Offre et facturation : formule, nombre de membres, statut de l'abonnement, factures (numéro, montants, dates, nom et e-mail de facturation), mandat de prélèvement le cas échéant.
Contenus de travail
- Contacts et prospection : sociétés et contacts (nom, fonction, e-mail, téléphones, adresse, réseaux sociaux, photo ou logo, notes, statut commercial, prochaine relance), étiquettes, historique des échanges, affaires (montant, probabilité, étape, échéance).
- Notes : texte, dossiers, partages, et mémos vocaux enregistrés dans une note (fichiers audio conservés).
- Documents : fichiers que vous déposez, dossiers et noms de fichiers.
- Messages : conversations, messages, réactions, pièces jointes, statut de présence, invitations envoyées à des personnes extérieures (adresse e-mail). Les appels vidéo passent par Jitsi Meet et ne sont pas enregistrés par Équip'AI.
- Tâches et planning : tâches, échéances, rendez-vous et participants.
- Veille : sociétés surveillées (nom, SIREN) et résultats issus du BODACC, qui est une source publique.
- Notifications : notifications affichées dans l'application et, sur Android, envoyées au téléphone.
Conseillère IA
- Conversations avec la Conseillère, y compris le texte issu de vos dictées, et les actions qu'elle a exécutées ou proposées.
- Voix : quand vous dictez, l'enregistrement est envoyé à Mistral AI pour être transcrit ; Équip'AI ne conserve pas le fichier audio, seulement le texte transcrit. Les réponses peuvent être lues à voix haute (synthèse vocale par Mistral AI).
- Mémoire : faits que la Conseillère retient sur vous ou sur votre équipe, vos préférences (tutoiement, style, briefing, mémoire activée ou non) et vos automatisations.
- Index de recherche : extraits et représentations numériques (« embeddings ») de vos notes, contacts, activités et documents, pour que la Conseillère retrouve l'information.
- Consommation : nombre de requêtes, modèle utilisé, volume traité et coût estimé, par organisation.
Module Chantier
- Chantiers (adresse du chantier, notes d'accès, année du bâtiment, dates prévues et réelles, échéance souhaitée par le client), comptes rendus de visite et synthèses rédigées par l'IA, postes et relevés de mesures.
- Devis et factures, avec une copie figée des coordonnées du client final, relances envoyées (destinataire, date), fournisseurs (nom du contact, téléphone, e-mail), catalogue de prestations et de matériaux.
- Acceptation en ligne d'un devis par le client final, sans compte : date, adresse IP et navigateur sont conservés comme preuve.
Données techniques
- Journal d'audit : actions importantes (connexions, échecs de connexion, modifications sensibles), avec adresse IP et navigateur.
- Journal des e-mails : destinataire, objet, modèle et statut d'envoi.
- Journal d'erreurs du serveur : identifiants techniques de la requête, de l'organisation et de l'utilisateur, adresse de la page (les valeurs sensibles y sont masquées).
- Jetons de l'application mobile (seule leur empreinte est stockée) et jetons d'appareil pour les notifications Android.
- Compteurs anti-abus temporaires (tentatives de connexion par adresse IP et par compte).
3. Pourquoi nous les traitons, et sur quelle base
| Finalité | Base légale (RGPD, art. 6) |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte et votre organisation, fournir les modules (contacts, notes, documents, messages, tâches, planning, veille, Chantier) | Exécution du contrat (CGU) |
| Conseillère IA : répondre, transcrire, rechercher dans vos données, retenir vos préférences, briefing quotidien et automatisations | Exécution du contrat ; la mémoire et le briefing se désactivent dans les réglages de la Conseillère |
| E-mails de service (confirmation d'adresse, invitation, mot de passe oublié, notifications) et notifications mobiles | Exécution du contrat ; les notifications Android dépendent aussi de l'autorisation donnée au téléphone |
| Sécurité : journal d'audit, limitation des tentatives de connexion, journal d'erreurs, prévention des abus | Intérêt légitime de 2ème Regard et de ses clients à protéger le service |
| Preuve de l'acceptation des CGU | Intérêt légitime (pouvoir prouver le contrat) |
| Facturation et comptabilité, lorsqu'une offre payante est souscrite | Exécution du contrat et obligation légale (conservation comptable) |
| Support et réponse à vos demandes | Exécution du contrat ; intérêt légitime pour les demandes hors contrat |
Équip'AI n'affiche pas de publicité, ne revend aucune donnée et ne fait pas de profilage commercial. Les décisions de la Conseillère qui modifient ou suppriment des données demandent votre confirmation explicite.
4. Combien de temps nous les gardons
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte, contenus et fichiers | Tant que le compte ou l'organisation existe. Un compte supprimé depuis le profil est effacé et anonymisé immédiatement. |
| Organisation supprimée par son administrateur | Accès fermé immédiatement, purge définitive de toutes ses données 30 jours après la demande |
| Messages | Contenu archivé (effacé) au bout de 12 mois ; pièces jointes supprimées un mois plus tard |
| Conversations avec la Conseillère | 90 jours après le dernier échange |
| Mémoire, préférences et automatisations de la Conseillère | Jusqu'à ce que vous les supprimiez, ou jusqu'à la suppression du compte |
| Journal d'audit (avec adresse IP) | 12 mois |
| Journal des e-mails | 6 mois |
| Notifications lues | 90 jours |
| Liens de réinitialisation du mot de passe | 24 heures |
| Liens de confirmation d'adresse et d'invitation | 72 heures |
| Session web | 60 minutes sans activité |
| Jeton de l'application mobile | 90 jours au plus ; révoqué à la déconnexion, à la réinitialisation du mot de passe et à la suppression du compte |
| Journal d'erreurs du serveur | Rotation à 5 Mo, un seul fichier précédent conservé |
| Factures émises par 2ème Regard | 10 ans dans son outil de facturation et sa comptabilité (obligation comptable) [À VÉRIFIER : durée et lieu de conservation des factures] |
Quand un membre supprime son compte, les messages qu'il a envoyés restent dans les conversations de ses interlocuteurs, signés « Compte supprimé », jusqu'à leur archivage ci-dessus. Ses notes et carnets d'équipe, ainsi que les carnets de contacts qu'il partageait, sont confiés à d'autres membres, car ils appartiennent à l'organisation. Le journal d'audit garde la trace de ses connexions pendant la durée indiquée, pour la sécurité du service.
5. Qui reçoit vos données
Vos données sont accessibles aux membres de votre organisation selon les droits prévus dans l'application, et à l'équipe de 2ème Regard pour l'administration et le support. Nous faisons appel aux prestataires suivants, chacun pour une mission précise :
| Prestataire | Rôle et données | Lieu de traitement |
|---|---|---|
| OVH SAS (OVHcloud), Roubaix | Hébergement du site, de la base de données et des fichiers : toutes les données ci-dessus | France [À VÉRIFIER : centre de données de l'hébergement mutualisé] |
| Mistral AI, Paris | Conseillère IA : vos messages, les extraits de vos données utiles à la réponse, vos dictées vocales (transcription), les textes lus à voix haute, les textes indexés pour la recherche, le briefing quotidien | Union européenne (point d'accès api.mistral.ai) [À VÉRIFIER : refus de l'utilisation pour l'entraînement, accord de sous-traitance signé et durée de conservation chez Mistral] |
| Mailjet (Sinch Mailjet SAS) | Envoi des e-mails de service : adresse et nom du destinataire, contenu de l'e-mail | Union européenne [À VÉRIFIER : lieu d'hébergement de Mailjet] |
| Qonto (Olinda SAS) | Facturation et paiement des offres payantes : nom de l'organisation, e-mail de facturation, montants, mandat de prélèvement | Union européenne [À VÉRIFIER : lieu d'hébergement de Qonto] |
| Google Firebase Cloud Messaging (Google) | Notifications de l'application Android : identifiant de l'appareil, titre et texte de la notification | Union européenne et États-Unis [À VÉRIFIER : entité contractante et garanties de transfert] |
| Jitsi Meet (meet.jit.si, service opéré par 8x8) | Appels vidéo lancés depuis Messages : flux audio et vidéo, nom affiché, adresse IP. Uniquement quand vous lancez ou rejoignez un appel | Serveurs de 8x8, possiblement hors Union européenne [À VÉRIFIER : lieu des serveurs et cadre contractuel de meet.jit.si] |
Certaines fonctions interrogent aussi des services publics de données, depuis votre navigateur ou depuis notre serveur. Ils reçoivent alors votre recherche et l'adresse IP de la machine qui les appelle :
- l'annuaire des entreprises de l'État (recherche-entreprises.api.gouv.fr) et les API géographiques (geo.api.gouv.fr, api-adresse.data.gouv.fr), pour compléter une fiche société ou une adresse ;
- la Géoplateforme de l'IGN (data.geopf.fr), pour afficher la carte d'une adresse ;
- le BODACC, via la plateforme OpenDataSoft (bodacc-datadila.opendatasoft.com), pour la veille sur les sociétés [À VÉRIFIER : lieu d'hébergement d'OpenDataSoft].
La page publique d'acceptation d'un devis, ouverte par le client final, charge une police d'icônes depuis le réseau de diffusion jsDelivr (cdn.jsdelivr.net), qui reçoit alors l'adresse IP du visiteur. [À VÉRIFIER : à remplacer par une copie hébergée chez nous]
Nous ne communiquons vos données à une autorité que sur demande légale.
6. Transferts hors de l'Union européenne
Les données sont hébergées en France et traitées en priorité dans l'Union européenne. Deux services peuvent impliquer un transfert hors de l'Union : les notifications Android (Google Firebase) et les appels vidéo (Jitsi Meet). Ces transferts doivent être encadrés par une décision d'adéquation, comme le cadre de protection des données UE-États-Unis, ou par des clauses contractuelles types de la Commission européenne. [À VÉRIFIER : garanties applicables à chacun de ces deux services]
7. Vos droits, et comment les exercer
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès. Vous pouvez exercer la plupart de ces droits vous-même, depuis votre profil :
- Accès et portabilité : « Vos données » > Télécharger mes données produit une archive ZIP (format JSON et vos fichiers). Un administrateur peut aussi exporter les données partagées de son organisation.
- Rectification : « Informations personnelles » dans votre profil.
- Effacement : « Supprimer mon compte » (mot de passe et confirmation demandés). Le dernier administrateur d'une organisation nomme d'abord un autre administrateur, ou supprime l'organisation ; la purge de l'organisation intervient 30 jours plus tard.
- Opposition à la mémoire et au briefing de la Conseillère : dans ses réglages.
Pour toute autre demande, ou si vous n'avez pas accès à votre compte, écrivez à contact@equipai.fr. Nous répondons dans un délai d'un mois, et pouvons vous demander de justifier de votre identité.
Si vos données figurent dans le carnet de contacts ou dans un chantier d'une organisation cliente (vous êtes son client, son fournisseur ou son prospect), adressez-vous d'abord à cette organisation, responsable de ces données. Nous l'aiderons à vous répondre.
8. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou en ligne sur cnil.fr.
9. Cookies et traceurs
Équip'AI dépose un seul cookie : kairos_sess, le cookie de session qui vous garde connecté. Il expire après 60 minutes d'inactivité, n'est lisible que par notre serveur (HttpOnly), n'est envoyé qu'en HTTPS (Secure) et n'accompagne pas les requêtes qu'un autre site ferait envoyer à votre navigateur, sauf quand vous suivez un lien vers Équip'AI (SameSite=Lax). L'application mobile n'utilise pas de cookie : elle s'authentifie par jeton.
Votre navigateur garde aussi, en stockage local, quelques réglages d'affichage que vous choisissez : ordre et repli des menus, ordre des raccourcis du tableau de bord, noms personnels donnés à vos conversations, lecture à voix haute de la Conseillère. Ils ne quittent pas votre appareil.
Il n'y a aucun outil de mesure d'audience, aucune publicité et aucun bouton de réseau social. Les polices de caractères et les bibliothèques d'interface sont hébergées sur nos serveurs : leur affichage ne transmet votre adresse IP à aucun tiers.
Ces traceurs sont strictement nécessaires au service que vous demandez (article 82 de la loi Informatique et Libertés, lignes directrices de la CNIL du 17 septembre 2020) : ils sont exemptés de consentement. C'est pourquoi Équip'AI n'affiche pas de bandeau de cookies.
Lorsque vous lancez un appel vidéo, la fenêtre Jitsi Meet est fournie par meet.jit.si, qui peut utiliser son propre stockage local pour fonctionner. [À VÉRIFIER : traceurs déposés par meet.jit.si]
10. Sécurité
Les échanges sont chiffrés en HTTPS (HSTS activé). Les mots de passe sont hachés avec bcrypt, les jetons de connexion, de réinitialisation et d'invitation ne sont stockés que sous forme d'empreinte. Les documents, mémos vocaux, pièces jointes et factures ne sont pas accessibles par une adresse directe : ils passent par un contrôle d'accès. Chaque organisation ne voit que ses propres données. Les formulaires sont protégés contre la falsification de requêtes, et les tentatives de connexion sont limitées.
11. Modifications
Nous pouvons faire évoluer cette politique, par exemple quand une fonction ou un prestataire change. La date de mise à jour figure en tête de page ; en cas de changement important, nous vous prévenons par e-mail ou dans l'application.